Gestion administrative & RH

Gestion administrative externalisée : vos dossiers suivis, votre courrier à jour.

Pour les TPE, les artisans et les professions libérales, à Seclin, en Pévèle et à distance partout en France. Je prépare vos dossiers administratifs et RH, vous décidez et vous signez.

Gestion administrative externalisée : bureau avec liste cochée, calculatrice, carnets et ordinateur portable

Vous vous reconnaissez ?

Quand passer à une gestion administrative
externalisée ?

Vous dirigez une TPE, vous êtes artisan ou en profession libérale, et les papiers liés à vos salariés, à vos véhicules et à votre courrier passent toujours après votre métier ? Je suis Vanessa Deharveng, assistante de gestion indépendante, et je vous propose une gestion administrative externalisée : je prépare et je suis ces dossiers pour vous, et vous gardez la décision sur tout ce qui engage votre entreprise.

En général, on me contacte dans l’une de ces situations :

  • Un premier salarié à embaucher, avec toutes les formalités administratives qui arrivent en même temps.
  • Des arrêts de travail qui s’accumulent et des attestations à préparer à chaque fois.
  • Le courrier qui s’empile : des courriers en attente, des organismes qui attendent une réponse.
  • Les amendes des véhicules : des avis de contravention à traiter et des conducteurs à désigner.

Le premier échange de 30 minutes est offert, en visio ou par téléphone, et sans engagement : nous regardons ensemble ce qui s’accumule et ce que je peux prendre en charge.

Mes prestations

Gestion administrative et RH : ce que je prends en charge

Un secrétariat indépendant pour vos formalités courantes et le suivi de vos salariés, en prestations régulières ou ponctuelles, à distance ou en présentiel. Nous choisissons ensemble celles qui vous sont utiles.

Suivi administratif du personnel

  • Arrêts et accidents du travail : je prépare les déclarations et les attestations de salaire, à partir des éléments que vous me fournissez, et je peux les transmettre directement avec vos accès.
  • Mutuelle et prévoyance : je m’occupe des dossiers d’affiliation de vos nouveaux salariés.
  • Visites médicales : je prends les rendez-vous avec la médecine du travail et je tiens le suivi des visites de vos salariés.
  • Entrées et sorties : je tiens à jour le suivi des arrivées et des départs.

Flotte automobile

  • Cessions : je prépare la déclaration de cession quand vous vendez un véhicule.
  • Infractions : je prépare la désignation du conducteur à partir des informations que vous me donnez.
  • Sinistres : je suis les dossiers de sinistre en lien avec votre assurance.

Courriers administratifs

  • Courriers : je rédige et je mets en forme vos courriers administratifs.
  • Organismes : je prépare les réponses aux organismes ; vous les relisez et les signez.
  • Devis et contrats types : je mets en forme vos modèles ; leur contenu reste validé par vous.

Classement et archivage

  • Papier ou numérique : je classe et j’archive vos documents selon l’organisation que vous avez déjà.
  • Numérisation : je numérise vos documents papier pour les classer et les retrouver facilement.
  • Passage au numérique : si vous souhaitez passer au classement numérique, nous réfléchissons ensemble à une nouvelle organisation.

Suivi courant

  • Commandes clients : je tiens à jour le suivi de vos commandes clients.
  • Courrier : je trie votre courrier, sur place lors de mes passages ou numérisé à distance, et je vous signale ce qui demande une action de votre part.

Dossiers ponctuels

  • Bilan pédagogique et financier : pour les organismes de formation, je rassemble les dossiers et je prépare les tableaux, à partir des chiffres fournis par vous ou votre expert-comptable. Vous validez le bilan et en restez responsable.
  • Déclaration de créances : quand l’un de vos clients fait l’objet d’une procédure collective, je prépare le dossier (factures, montants, formulaire). Vous le signez et l’envoyez vous-même.

Vous gardez la main : je travaille à partir des éléments que vous me transmettez, et vous validez les déclarations et courriers que je prépare avant leur envoi, que je m’en charge avec vos accès ou que vous préfériez les envoyer vous-même.

Qui fait quoi dans votre gestion administrative ?

Externaliser votre gestion administrative ne veut pas dire la perdre de vue : chacun garde son rôle, et vous restez le décideur.

Vous, le dirigeant

Vous me transmettez les éléments, vous prenez les décisions qui concernent vos salariés, et vous signez les documents qui engagent votre entreprise.

Moi, votre assistante

Je prépare les déclarations, les dossiers et les courriers, je classe et je tiens vos suivis à jour. Quand un élément manque, je vous le signale.

Votre expert-comptable ou prestataire de paie

La paie reste entre ses mains. Je m’occupe de l’administratif autour de vos salariés, en complément de son travail.

Mon parcours

15 ans de polyvalence administrative en PME

Avant de m’installer à mon compte, j’ai été assistante comptable salariée en PME pendant 15 ans, après un BTS Assistante de gestion PME-PMI obtenu en 2009. En plus de la comptabilité, j’y ai pris en charge de nombreuses tâches administratives, en autonomie sur l’ensemble de mes missions.

Ce que j’ai fait côté administratif et RH

  • Flotte automobile : j’ai géré les documents et les cartes grises des véhicules, les déclarations de cession, le tableau de suivi et la désignation des conducteurs.
  • Personnel : j’ai préparé les déclarations d’arrêt de travail et d’accident du travail, établi les attestations de salaire sur ameli.fr et monté les dossiers de prévoyance et de mutuelle des nouveaux salariés.
  • Suivi courant : j’ai tenu le tableau des commandes clients et trié le courrier du service.
  • Dossiers annuels et ponctuels : j’ai préparé le bilan pédagogique et financier de l’organisme de formation (collecte, tableau, téléversement) et les pièces des déclarations de créances.
  • Factures de location : j’ai établi les échéanciers, suivi les mandats de prélèvement et émis les factures.

Mon expérience comptable (factures fournisseurs, notes de frais, relances clients) est détaillée sur ma page consacrée à la pré-comptabilité externalisée.

Ce que cette expérience vous apporte aujourd’hui

Je connais ces démarches de l’intérieur : les pièces à réunir, les formulaires, les sites des organismes. En tant qu’indépendante, je travaille dans un cadre différent : je prépare vos dossiers à partir de vos éléments, et c’est vous qui validez, signez et envoyez ce qui engage votre entreprise.

Vanessa Deharveng, assistante administrative et RH indépendante, 15 ans d’expérience en PME

L’échange de vos documents et mes outils

L’échange de vos documents

Selon ce qui vous convient : un dossier partagé en ligne, l’email, ou un accès à vos outils. Nous fixons ensemble le rythme des envois au démarrage de la mission.

Mes outils

Je travaille au quotidien avec Excel et Word, et je m’adapte aux outils que vous utilisez déjà. Dites-moi dès le premier échange comment vous êtes organisé.

À distance, et sur place si c’est utile

L’essentiel de la gestion administrative se traite à distance, partout en France. Pour reprendre un classement papier ou expliquer une nouvelle organisation, je peux aussi venir dans votre entreprise, dans le secteur de Seclin et de la Pévèle.

Ma zone d’intervention

Formules

Mes tarifs pour la gestion administrative

Les mêmes tarifs que pour toutes mes prestations, à l’heure ou au forfait.

Le devis précise les missions retenues et le volume d’heures estimé.

Vos questions sur la gestion administrative externalisée

Faites-vous les fiches de paie ?

Non : la paie reste le travail de votre expert-comptable ou de votre prestataire de paie. De mon côté, je m’occupe de l’administratif autour de vos salariés : arrêts de travail, mutuelle et prévoyance, visites médicales, entrées et sorties.

Pouvez-vous gérer les arrêts de travail de mes salariés ?

Je prépare les déclarations d’arrêt de travail et d’accident du travail, ainsi que les attestations de salaire, à partir des éléments que vous me transmettez. Après votre validation, je peux les transmettre directement avec vos accès, ou vous les envoyez vous-même. C’est une tâche que j’assurais déjà en PME.

Vous occupez-vous des amendes de nos véhicules ?

Je prépare la désignation du conducteur à partir des informations que vous me donnez, et vous la validez. Pour votre flotte, je prépare aussi les déclarations de cession et je suis les sinistres avec votre assurance.

Et si je veux passer au classement numérique ?

Nous en parlons ensemble : je regarde comment vous êtes organisé aujourd’hui et nous réfléchissons à une nouvelle organisation. Si vous préférez garder le papier, je classe et j’archive dans votre système actuel.

Intervenez-vous sur place ?

Oui, quand c’est utile, par exemple pour reprendre un classement papier, dans un rayon d’environ 15 km autour de Seclin et de la Pévèle. Au-delà, c’est possible selon la mission et mes disponibilités du moment, avec des frais kilométriques indiqués dans le devis. Le reste du temps, je travaille à distance.

Qui signe les courriers et les déclarations ?

Vous. Je prépare les documents et je vous signale ce qui manque ; les décisions et les signatures restent entre vos mains. Une fois validés, je peux me charger de l’envoi avec vos accès, si vous le souhaitez.

Le courrier s’empile ou un premier salarié arrive ?

Parlons-en pendant 30 minutes, en visio ou par téléphone. C’est offert et sans engagement.

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